关于2016年毕业生合影及2015年档案移交的通知

 

 

校内各单位:

根据今年学校档案工作安排,2016届的毕业生合影移交工作开始,请各学院、各研究所于10月20日前将各小班及全院的合影按要求整理移交到档案馆,现将移交有关事项通知如下:
   1 各小班照片按要求标注每个人的姓名;

2 年级合影只需嵌上校名;

3 电子版请发QQ1510833

2015年的档案尚有不少未能归档,请未归档的单位1020日之前将2015年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

1.201511日至1231日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《兼职档案员手册》。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《兼职档案员手册》,利用“南大之星”档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3.各单位参照《兼职档案员手册》中实物档案的归档范围,将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

本次整理移交的归档材料是2015年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求:

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案馆联系。联系电话:2882932

5.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间。

三、档案的移交:

1.归档验收:

移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续:

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间:

党政部门和按年度归档的部门,请于1020日前移交2015年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

档案馆

2016920